Gemicar es el software para facilitar los procesos de los talleres mecánicos que permite gestionar de forma integral todas las herramientas y actividades realizadas en los mismos. Una de las funcionalidades que posee es la creación y recopilación de la orden de reparación para tu taller mecánico cuando vayas a ejecutar un trabajo.
¿Sabes qué es este documento? ¿Y el por qué de su relevancia? En este post te explicamos detalladamente como su aplicación en la actividad diaria de tu negocio puede facilitar y mejorar su rendimiento. ¡Sigue leyendo!
Índice
¿Qué es una orden de reparación en un taller mecánico?
Una orden de reparación en de taller mecánico es una especie de contrato que firma el cliente en el que se recogen todos los datos y condiciones necesarias para efectuar las reparaciones pertinentes, previa revisión de las especificaciones del trabajo.
Es especialmente importante cuando el volumen de trabajo es elevado y es necesario llevar un control adecuado de los encargos.
Datos que incluye la orden de reparación
Se plantea como una hoja dividida en diferentes secciones. En la parte superior, se hace constar el nombre del taller que va a llevar a cabo el trabajo, así como otros datos relevantes relacionados con el mismo (teléfono, dirección de correo electrónico, ubicación, datos fiscales, etc.)
Como la mayor parte de los documentos de este tipo, debe indicar claramente el día exacto en el que se ha expedido, así como la hora en la que se ha recibido.
La orden de reparación de un taller mecánico justifica todas las acciones y modificaciones que se efectúan en los vehículos. Este debe mostrar:
- Información del cliente: el nombre y los apellidos, el domicilio, la población, el número de identificación y el teléfono de contacto son datos que no pueden faltar en la orden de reparación de tu taller mecánico.
- Información del vehículo: en muchas ocasiones se recogen datos como la marca, el modelo, la matrícula y los kilómetros del vehículo.
- El presupuesto: básicamente la inversión que se va a realizar para el trabajo.
- Fechas: el día exacto en el que el vehículo entra en el taller y la fecha prevista de entrega.
- Descripción del estado del vehículo: antes de comenzar a trabajar, se especifica en este apartado el motivo por el que se va a hacer la reparación y los detalles del mismo.
- Otras especificaciones: además de todo esto, es posible incluir un apartado de cláusulas y condiciones de la reparación.
- Un número de referencia.
Recopilación de los datos
Además de quedar registrada en el sistema, suele darse una copia impresa de la orden de reparación del taller mecánico al cliente, dejando constancia de todo lo recogido en la misma. Asimismo, se asigna un código numérico al trabajo para poder identificarlo fácilmente cuando se vaya a entregar a los usuarios su vehículo una vez finalizado todo el procedimiento.
Este código del que hablamos es el número de referencia al que se acudirá en el sistema cada vez que los trabajadores del taller necesiten consultarlo. De esta forma, la búsqueda del documento será mucho más ágil y sencilla.
Ventajas de usar una orden de reparación en el taller
La orden de reparación del taller mecánico no es documento 100% imprescindible para llevar a cabo los trabajos en el día a día. Sin embargo, sí que ayuda enormemente a las empresas a mejorar los procesos, obteniendo como consecuencia una mayor confianza por parte de los usuarios, rentabilidad y eficiencia. Los motivos de esto son los siguientes:
- Sirve para optimizar los procesos de comunicación. A nivel administrativo es útil para priorizar aquellas acciones que deben realizarse con mayor urgencia, así como resolver de forma rápida las dudas del equipo relacionadas con los encargos que se van a llevarse a cabo.
- Con el software para la gestión de talleres de Gemicar, lo que antes era un documento físico, puede informatizarse para prevenir su extravío y facilitar el acceso al mismo. Su uso es fácil e intuitivo, permitiendo agilizar todos los procedimientos y evitando las pérdidas de tiempo.
- Este documento puede imprimirse y entregarse al cliente. De esta manera, tiene constancia del estado de su vehículo antes y después de llevar a cabo el trabajo, aumentando su confianza en tu taller.
- Los datos relevantes pueden ser vistos de forma esquemática, ya que se muestran de manera clara.
Para terminar, es importante destacar que, en caso de especificar las condiciones en la orden de reparación del taller mecánico, sirve como garantía ante posibles reclamaciones, obligando al cumplimiento de lo acordado tanto por parte del cliente como de tu negocio.
Optimiza tu negocio de la mano de Gemicar
Controlar los recursos de los que dispones, utilizarlos de manera eficiente, optimizar los tiempos de trabajo y llevar una correcta organización de tu taller, resulta fundamental para ver crecer tu negocio.
Con el software Gemicar, no solo puedes crear una orden de reparación para tu taller mecánico, también puedes facilitar la gestión del mismo con funcionalidades como importaciones y exportaciones de stocks, mantenimiento de operarios y trabajos, informes de sección de pintura, control de cantidad de trabajos para nuevas reservas, traspasos de información, envíos automatizados y organización de vehículos de cortesía, entre muchas otras.
Esperamos que nuestro post sobre la creación de una orden de reparación para taller mecánico te haya sido de utilidad. Si deseas poder automatizar los procesos de tu empresa para hacer que obtenga mejores resultados, ponte en contacto con nosotros.